Selamat datang di artikel Pintar Pelajaran, kali ini kita akan membahas kumpulan soal ujian kearsipan untuk kelas 12 SMK dan jawabannya. Soal-soal ini akan menguji pemahamanmu tentang kearsipan dan bagaimana mengelola arsip dengan baik. Yuk simak soal-soalnya!
Soal 1
Apa yang dimaksud dengan kearsipan?
Jawaban: Kearsipan adalah suatu kegiatan atau aktivitas dalam pengelolaan arsip, mulai dari pembuatan, pengumpulan, penyimpanan, pengawetan, pengamanan, pengolahan, dan pemeliharaan arsip.
Soal 2
Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif?
Jawaban: Arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi aktif digunakan dalam kegiatan operasional, namun masih perlu disimpan untuk kepentingan hukum atau administrasi. Arsip inaktif biasanya disimpan di gudang arsip atau tempat penyimpanan arsip yang khusus.
Soal 3
Apa yang dimaksud dengan kode penyimpanan?
Jawaban: Kode penyimpanan adalah kode atau nomor yang diberikan pada setiap arsip untuk memudahkan dalam pencarian dan pengambilan arsip. Kode penyimpanan harus dibuat secara sistematis dan teratur agar arsip mudah ditemukan.
Contoh: Kode penyimpanan untuk arsip surat masuk dapat diberi kode S-M-001 (S untuk surat, M untuk masuk, dan 001 untuk nomor urut).
Soal 4
Apa saja jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk atau media?
Jawaban: Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk atau media antara lain:
- Arsip fisik, yaitu arsip yang berbentuk kertas atau dokumen.
- Arsip elektronik, yaitu arsip yang berbentuk file digital atau elektronik.
- Arsip mikro, yaitu arsip yang berbentuk film mikro atau mikrofiche.
Soal 5
Apa saja syarat-syarat sebuah arsip dikatakan baik?
Jawaban: Syarat-syarat sebuah arsip dikatakan baik antara lain:
- Teratur, yaitu arsip tersusun secara sistematis dan mudah dicari.
- Bersih, yaitu arsip tidak kotor atau rusak.
- Lengkap, yaitu arsip tidak ada yang hilang atau rusak.
- Aman, yaitu arsip terjaga keamanannya dari bahaya pencurian atau kebakaran.
- Mudah diakses, yaitu arsip mudah diambil dan digunakan kembali.
Soal 6
Apa yang dimaksud dengan jadwal retensi?
Jawaban: Jadwal retensi adalah daftar atau tabel yang memuat jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenis atau kategori arsip. Jadwal retensi dibuat untuk memudahkan dalam penghapusan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan memastikan bahwa arsip yang masih diperlukan disimpan dengan baik.
Soal 7
Apa yang dimaksud dengan kode penyimpanan kronologis?
Jawaban: Kode penyimpanan kronologis adalah kode atau nomor yang diberikan pada setiap arsip berdasarkan waktu atau tanggal pembuatan. Kode penyimpanan kronologis dapat digunakan untuk memudahkan dalam pengambilan arsip berdasarkan rentang waktu tertentu.
Contoh: Kode penyimpanan kronologis untuk arsip surat keluar pada bulan Januari 2022 dapat diberi kode SK-2022-01-001 (SK untuk surat keluar, 2022 untuk tahun, 01 untuk bulan, dan 001 untuk nomor urut).
Soal 8
Apa yang dimaksud dengan teknik pengarsipan vertikal?
Jawaban: Teknik pengarsipan vertikal adalah teknik penyimpanan arsip yang menumpuk arsip satu di atas yang lain. Teknik pengarsipan vertikal biasanya digunakan untuk arsip fisik yang berukuran kecil atau sedang.
Soal 9
Apa yang dimaksud dengan teknik pengarsipan lateral?
Jawaban: Teknik pengarsipan lateral adalah teknik penyimpanan arsip yang menyusun arsip secara horizontal. Teknik pengarsipan lateral biasanya digunakan untuk arsip fisik yang berukuran besar atau panjang.
Soal 10
Apa yang dimaksud dengan sistem pengarsipan terbuka?
Jawaban: Sistem pengarsipan terbuka adalah sistem pengarsipan yang memungkinkan pengguna arsip untuk mengakses dan mengambil arsip secara langsung tanpa harus meminta izin atau persetujuan dari pihak yang berwenang. Sistem pengarsipan terbuka biasanya digunakan untuk arsip yang masih aktif digunakan dalam kegiatan operasional.
Kesimpulan
Dalam pengelolaan arsip, sangat penting untuk memahami konsep kearsipan dan teknik-teknik pengarsipan yang efektif. Dengan memahami hal-hal tersebut, kita dapat mengelola arsip dengan baik dan memastikan bahwa arsip tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Semoga artikel ini bermanfaat untukmu!
